Tulorekisteri

Tammikuusta 2019 lähtien kaikki palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin. Tähän on hyvä alkaa valmistautua ja Lemonsoftilla tämä onnistuu vaikka jo tänään.

Mitä Tulorekisteri tarkoittaa?

Onko tulorekisteri jo tuttu teema? Jos ei, tulet näkemään, että palkanlaskentaan on tulossa paljon uutta. Tulorekisteri on siis sähköinen tietokanta palkka-, eläke- ja etuustiedoille ja tulee korvamaan nykyiset vuosi-ilmoitukset ja osaa kuukausiraporteista palkkojen osalta.  Käyttöönotto tapahtuu kahdessa vaiheessa, 1.1.2019 sekä 1.1.2020.

Ensimmäinen vaihe koskettaa Lemonsoftin palkanlaskijoita eniten, sillä samalla alkaa palkkatietojen raportointi Tulorekisteriin. Raportointi tapahtuu viiden päivän sisään palkanmaksusta ja ns. kuukausi- ja vuosiraportointi poistuu lähes kokonaan.  Ensimmäisessä vaiheessa Tulorekisterin tietoa hyödyntää Verohallinto, Kela, Työttömyysvakutuusrahasto sekä työeläkelaitokset. Toisessa vaiheessa, vuonna 2020 lähtien, Tulorekisteriin tulevat myös eläkkeet ja etuustiedot. Samalla tiedonkäyttäjien määrä laajenee, kun mukaan tulevat mm. vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat ja työsuojeluviranomaiset.

Tulorekisteri koskettaa meitä myös palkansaajina. Ensimmäinen konkreettinen muutos näkyy vuoden 2019 verokortin saapuessa joulukuussa, koska jatkossa verokortissa on vain yksi tuloraja, vrt. nykyinen B-menetelmä. Työnantaja perii siis lisäprosentin vasta siinä vaiheessa, kun vuoden tuloraja on tullut täyteen. Tästä syystä on suositeltavaa, että jatkossa määritellään entistä tarkemmin oikeansuuruinen tuloraja koko vuodelle. Kun tulorekisteri on otettu käyttöön, voit myös kirjautua Tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun ja lähes reaaliaikaisesti tarkistaa palkka- ja etuustiedot. Näin saadaan helpotusta myös tulorajojen tarkistukseen.

Tulorekisteri tuo mukanansa myös paljon uusia käsitteitä, kuten tulolaji, ansaintakausi, varmenne, perusteeton etu, takaisinperintä, ilmoituksen mitätöinti, korjausilmoitus jne. Seuraamalla Opi uutta-artikkeleitamme käsitteet tulevat tutuksi ja samalla opit mitä nämä tarkoittavat Lemonsoftin osalta.

Rutiineihin tulee uutta, koska tarkistuksia ei voi enää jättää ”ensi vuodelle” vaan tiedot on tarkistettava ja raportoitava heti – kuitenkin viimeistään viiden päivän sisällä siitä, kun rahat ovat tulleet palkansaajan saataviksi. Tämä koskee myös maksettuja päiväraha- ja km-korvauksia. On hyvä huomioida, että ilmoituksissa ei ole minimirajaa vaan jokainen euro raportoidaan.

Korjausmenetelmä muuttuu myös ja tämän myötä käsitteet perusteeton etu ja takaisinperintä tulevat tutuiksi. Näitä käytetään esimerkiksi tilanteissa, jossa palkansaajalle on maksettu väärin tai liikaa ja työntekijä maksaa rahat takaisin.

Tiedot voidaan lähettää Tulorekisteriin kolmella eri tavalla, seuraavien vaihtoehtojen kautta:

  • rajapinta
  • latauspalvelu
  • sähköinen lomake

Paperiset lomakkeet hyväksytään vain erikoistapauksissa. Lemonsoft käyttää raportointiin rajapintaa, jolla raportoinnin saa hoidettua sujuvasti. Tunnistamiseen käytetään varmennetta, joka on tuttu esimerkiksi pankkiyhteyksistä. Varmenne huolehtii tiedonsiirron korkeasta suojauksesta ja estää sanomien vihamieliset kaappaukset, varmistaen että lähettämäsi tieto on aina turvassa.

Myös palkkaennakoihin ja luontaisetuihin tulee muutoksia, sillä palkkaennakosta tulee toimittaa ennakonpidätys ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut palkkaennakon maksupäivänä. Myös luontaiseduista on raportoitava reaaliaikaisesti, joten ei ole enää mahdollista antaa ilmoitusta puhelinedusta vain kerran vuodessa.

Valmistelut?

Palkanlaskija, oletko jo miettinyt kuinka aiot jatkossa hoitaa palkkatietojen ilmoittamisen ja tehnyt suunnitelman, kuinka saat kaiken valmiiksi ennen vuodenvaihdetta? On hyvä tehdä suunnitelma sekä käyttöönoton toimenpiteistä, sekä myös pohtia minkälaisia rutiinimuutoksia tarvitaan, jotta työt sujuvat myös ensi vuoden puolella, kun ilmoittamisen rytmi muuttuu.

Saat tulorekisteriominaisuudet käyttöösi Lemonsoftilla helposti: Ensimmäinen askel on Lemonsoftin päivittäminen viimeisimpään versioon, mikäli käytät vanhempaa versiota. Ohjelmistoon on tuotu ensimmäiset uudet ominaisuudet tähän liittyen jo keväällä, joten voit jo nyt aloittaa tietojen täyttämisen, esimerkiksi henkilötietojen ja työsuhdetietojen osalta. Näin sinulla on nämä hoidettu hyvissä ajoin. Tulemme syksyn aikana tuomaan lisää ominaisuuksia jokaiseen versioon, ja näistä pääset seuraamaan Versiosaatteesta. Jokainen muutos on selvästi merkitty sanalla Tulorekisteri joten käyttämällä hakutoimintoa Ctrl+F (etsi) ja kirjoittamalla hakusanan Tulorekisteri, pääset näppärästi katsomaan kaikki Tulorekisteriin liittyvät muutokset.

Mikäli työskentelet Lemonsoftin alustalla, siirtäminen jatkuvaan julkaisuun onnistuu vaivattomasti ja ilman kustannuksia pelkällä tukipyyntöilmoituksella. Muista tarkistaa versiosaate, jotta olet tietoinen kaikista vuoden aikana tulleista uusista ominaisuuksista. Tulorekisteri ja siihen liittyvät toiminnallisuudet sisältyvät palkanlaskennan lisenssiin.

Tulorekisteri-ilmoittaminen

Tulorekisteriin raportoidaan sekä Palkkatietoilmoitus, että ns. Työnantajan erillisilmoitus. Voit lähettää molemmat ilmoitukset vaivattomasti suoraan Lemonsoftista, teknisen rajapinnan kautta. Raporteista jälkimmäinen korvaa nykyisen, kuukausittain annettavan ilmoituksen työnantajasuorituksista.

Itse palkkatietoilmoitus on mahdollista tehdä kahdella tavalla: pakollisilla tiedoilla tai ns. täydentävillä tiedoilla. Jos raportoit pakolliset tiedot, tällä korvataan käytännössä vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkealalle, TVR:lle ja tapaturmavakuuttajille sekä tietyt kuukausi-ilmoitusvirrat Verohallinnolle ja työeläkealalle.  Suurimman hyödyn saat, kun raportoit myös täydentävät tiedot, koska silloin esim. Kela saa heti kaikki tarvittavat tiedot eikä ole enää tarvetta vastata jatkoselvityksiin eikä palkkatodistuksien antaminen näille tahoille. Täydentävät tiedot ovat mm. tiettyjä palvelussuhdetta koskevia tietoja, poissaolotietoja tai tulolajien ansaintajaksoja. Nämä tiedot käytetään etuuspäätöksien tekemiseen, asiakasmaksujen määräämiseen sekä korvauskäsittelyyn.

Käyttämällä Lemonsoftin muita osioita, kuten esim. HR-Kalenteria ja työajankirjauksia, saat palkkojen luonnin yhteydessä tarvittavaa tietoa automaattisesti palkkoihin, jolloin voit raportoida laajemmalla tavalla. Tiedot on mahdollista lisätä tarpeen vaatiessa myös käsin. Kannattaa siis hyödyntää kokonaisvaltaisen järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet!

Mitä seuraavaksi?

Aloita valmistelut mahdollisimman pian, tarkistamalla ensiksi tämän vuoden aikana maksetut palkat vuosi-ilmoituksien osalta. Tämä onnistuu hyvin, sillä Lemonsoftilla voit tulostaa Raportit Työnantajasuorituksista sekä Tyel ja TVR:n osalta milloin vain.  Suosittelemme myös lisäämään kalenteriisi muistutuksen, että tarkistat vielä ainakin kerran tämän vuoden aikana syksyn palkat, esimerkiksi joulukuun alussa. Näin ainoastaan joulukuussa maksetut palkat tarvitsevat tarkistusta tammikuun aikana.

Jos käytössäsi on versio jossa ei ole vielä Tulorekisterin muutoksia, suosittelemme päivitystä tai siirtymistä ns. jatkuvaan julkaisuun.

Seuraa uusia Opi uutta-artikkeleita.  Tulemme julkaisemaan syksyn aikana kirjoituksia kuinka otat Tulorekisterin haltuun askel askeleelta. Seuraavissa aihealueissa käsitellään mm. yleiset asetukset, palkansaajan tiedot sekä työsuhteen tiedot. Voit tutustua näihin ominaisuuksiin Nethelpissä.

Seuraa myös koulutuskalenteriamme, sieltä löydät Lemonsoftin järjestämiä Tulorekisteri-koulutuksia.