Laskuja, laskuja, laskuja: Mitä kaikkea tapahtuu taloushallinto@ -osoitteessa?

Vastaanotamme taloushallinto@ -osoitteeseen viikoittain useita kymmeniä viestejä asiakkailta liittyen muun muassa laskuihin, laskutusosoitteisiin, lisenssiaktivointeihin ja sopimuksiin.

Kurjimmat asiat, joita yrityksen taloushallinto vastaanottaa, ovat laskureklamaatiot. Ne kertovat ankaralla tavalla asiakkaan tyytymättömyydestä. Reklamaatioiden nopealla käsittelyllä varmistetaan kuitenkin asiakkaan luottamuksen palautuminen ja samalla opitaan myös itse jotain tärkeää, jotta mahdollisilta reklamaatioilta vältytään jatkossa. On mukava huomata, miten useimmiten asiakkaan suupielet saa lopulta kääntymään ylöspäin.

Turhien reklamaatioiden ehkäisemiseksi on tärkeää, että asiakkaalle lähtevä lasku on heti alusta asti sellainen kuin pitääkin. Näin vältytään turhilta huolimattomuusvirheiltä ja säästetään samalla sekä lähettäjän että vastaanottajan työaikaa. Tämä parantaa myös osaltaan asiakkaan mielikuvaa yrityksestä. Ei olisi mukavaa olla se yritys, jonka laskut ovat aina päin honkia. Tämän ehkäisemiseksi jokainen lasku käydään läpi ennen asiakkaalle lähettämistä.

Lemonsoft lähettää asiakkailleen noin 1400 laskua kuukausittain, joista keskimäärin viiteen laskuun saamme reklamaation. Laskumäärään nähden reklamaatiomäärä on siis hyvin pieni.

Vastaanotamme taloushallinto@ -osoitteeseen viikoittain useita kymmeniä viestejä asiakkailta liittyen muun muassa laskuihin, laskutusosoitteisiin, lisenssiaktivointeihin ja sopimuksiin. Joskus vastaanotamme myös sellaisia kysymyksiä, jotka ylittävät oman osaamisemme. Yhteistyössä yrityksemme muiden osastojen kanssa kysymyksiin ja ongelmiin löydetään kuitenkin aina vastaus. Pyrimme tietenkin etsimään kysymyksiin mahdollisimman pitkälle vastauksia itse, sillä kerralla kuntoon -periaate säästää jokaisen työaikaa. Näin opimme samalla jotain uutta itsekin. On myös hienoa vastaanottaa asiakkailta kiitoksia nopeista vastauksista.

Yksi työn parhaista puolista on tutustua asiakkaisiin, jolloin yhteydenpito muuttuu huomattavasti rennommaksi. Kun joustoa löytyy sekä meidän, että asiakkaan päästä, saadaan ongelmat ratkaistua aina tavalla tai toisella. Eihän tätä elämää kuitenkaan liian vakavasti saa ottaa. Puhelu tai viestittely tutun asiakkaan kanssa tuo mukavan piristyksen päivään.

Pyrimme palvelemaan asiakasta aina mahdollisimman positiivisesti ja ystävällisesti, sillä se tarttuu!

Mari Janhunen

Talousasiantuntija

Lemonsoft Oy